Ein Ad-hoc-Schiedsverfahren ist ein Schiedsverfahren, das ohne die Unterstützung einer ständigen Schiedsinstitution durchgeführt wird. Die Parteien organisieren den Ablauf eigenständig und legen die maßgeblichen Verfahrensregeln im Voraus oder während des Verfahrens fest.
Fachdefinition
Im Gegensatz zum institutionellen Schiedsverfahren, das unter der Verwaltung einer Schiedsinstitution (z. B. DIS, ICC, LCIA) steht, wird das Ad-hoc-Schiedsverfahren allein durch die Parteien und das von ihnen eingesetzte Schiedsgericht gesteuert.
Die Parteien können eigene Verfahrensregeln festlegen oder auf bestehende Regelwerke wie die UNCITRAL Arbitration Rules zurückgreifen. Die lex arbitri – das Schiedsrecht des Staates am Schiedsort – setzt zwingende Mindeststandards und füllt Lücken, wenn die Parteien keine Regelungen getroffen haben.
Ad-hoc-Schiedsverfahren bieten maximale Flexibilität, erfordern jedoch eine hohe Kooperationsbereitschaft und organisatorische Kompetenz der Parteien und ihrer Rechtsvertreter.
Praxisbeispiel
Zwei internationale Handelsunternehmen vereinbaren in einem Liefervertrag ein Schiedsverfahren mit Schiedsort Zürich, ohne eine institutionelle Schiedsordnung zu benennen. Im Streitfall einigen sich die Parteien darauf, das Verfahren nach den UNCITRAL Arbitration Rules durchzuführen. Das Schiedsgericht wird direkt von den Parteien benannt und organisiert die Verfahrensführung eigenständig.
Relevanz & Vorteile
Ad-hoc-Schiedsverfahren bieten hohe Flexibilität, geringere Verwaltungskosten und die Möglichkeit, das Verfahren genau auf die Bedürfnisse der Parteien zuzuschneiden. Sie eignen sich besonders für Parteien mit Schiedserfahrung oder wenn eine institutionelle Verwaltung nicht gewünscht ist.
Risiken bestehen jedoch in möglichen Verzögerungen, wenn keine Einigung über Verfahrensfragen erzielt wird.
Weiterführende Links
Glossar: [Schiedsverfahren], [Institutionelles Schiedsverfahren], [UNCITRAL-Regeln], [Schiedsort]
Blog: [Ad-hoc oder institutionell? Die richtige Wahl für Ihr Schiedsverfahren]
Ein Administrative Secretary (oft auch Tribunal Secretary genannt) ist eine unterstützende Person im Schiedsverfahren, die das Schiedsgericht bei organisatorischen und administrativen Aufgaben entlastet. Die Rolle ist anerkannt, aber auch mit Transparenzpflichten und Grenzen versehen, um die Unabhängigkeit und Entscheidungsbefugnis der Schiedsrichter nicht zu beeinträchtigen.
Fachdefinition
Der Administrative Secretary unterstützt das Tribunal bei der effizienten Durchführung des Verfahrens.
Typische Aufgaben:
Organisation von Schriftsätzen, Fristen und Dokumenten
Unterstützung bei der Kommunikation mit den Parteien und der Schiedsinstitution
Protokollführung in Anhörungen
Recherchearbeiten zu Rechtsfragen (sofern ausdrücklich erlaubt)
Wichtiger Grundsatz:
Die Entscheidungsfindung bleibt ausschließlich den Schiedsrichtern vorbehalten. Der Administrative Secretary darf nicht an der Urteilsfindung beteiligt sein.
Schiedsordnungen und Soft-Law-Instrumente wie die IBA Guidelines on Conflicts of Interest oder die ICC Note to Parties and Arbitral Tribunals (2019) regeln die Zulässigkeit und Grenzen der Rolle. Üblich ist, dass die Parteien der Bestellung ausdrücklich zustimmen müssen.
Praxisbeispiel
In einem ICC-Schiedsverfahren mit hohem Dokumentenvolumen bestellt das Tribunal eine Administrative Secretary, die Schriftsätze strukturiert, Fristen koordiniert und Anhörungsprotokolle erstellt. Die Parteien stimmen der Benennung zu, um die Effizienz zu erhöhen. Die Entscheidungsfindung über den Schiedsspruch bleibt allein den Schiedsrichtern vorbehalten.
Relevanz & Vorteile
Effizienz: Entlastung des Tribunals von administrativen Tätigkeiten
Kostenersparnis: Aufgaben werden von einem Assistant statt von Schiedsrichtern mit höherem Stundensatz übernommen
Transparenz: klare Abgrenzung der Rolle verhindert Zweifel an der Unabhängigkeit des Tribunals
Kritik entsteht, wenn die Rolle intransparent bleibt oder der Secretary faktisch Entscheidungen vorbereitet. Daher verlangen viele Institutionen Offenlegung und Parteizustimmung.
Weiterführende Links
Glossar: [Tribunal], [Schiedsgericht], [Schiedsverfahren], [Schiedsrichterbenennung]
Blog: [Administrative secretary ICC Schiedsverfahren: Aktuelle Regeln 2021]
